Comment ne rien oublier lors de ses achats de fourniture de bureau ?
L'heure d'acheter des fournitures de bureau est arrivée. C'est un moment crucial qu'il ne faut surtout pas rater. En effet, tout au long de l'année, les fournitures permettent à vos collaborateurs de travailler.
C'est un peu l'équivalent de la sève pour un arbre. Dès lors, il est important de ne rien oublier pour contenter l'ensemble de vos collaborateurs afin qu'ils soient efficaces lors de la réalisation de leurs tâches.
Tout y passe, entre le papier, les stylos et les trombones en passant par les surligneurs et les post-it, rien ne doit passer entre les mailles du filet, sous peine de devoir refaire des achats de fourniture de bureau.
Les trois étapes clé pour réussir votre achat fourniture de bureau ?
Afin de réussir l'achat fourniture de bureau, il est primordial, d'adopter un plan. Le plan vous permettra de ne rien oublier et de tout acheter sereinement. Ce plan se compose en trois étapes où vous aurez besoin de l'aide de vos collaborateurs et de vos méninges.Premièrement, il faut définir les besoins de chaque collaborateur ou du moins de chaque département qui compose votre entreprise. En effet, comprendre l'attente de chacun, vous permettra d'établir la liste des fournitures dont ils auront besoin. Cela vous évitera de sous-évaluer ou de surévaluer la quantité de fournitures. C'est un point qu'il ne faut pas négliger sous peine de se retrouver avec des fournitures en trop qui perdent en qualité avec le temps : papiers qui jaunissent, encres qui sèchent ou agrafeuses qui rouillent, etc.
Deuxièmement, il faut établir un budget qui doit être tenu lors de votre achat de fourniture de bureau. Le budget vous servira à établir une limite à vos dépenses. Il sert d'autant plus à vos collaborateurs pour qu'ils sachent ce qu'ils peuvent demander.
La troisième étape consiste en la recherche d'un bon fournisseur. Pour rechercher le fournisseur idéal, il faut faire une recherche et trouver le meilleur fournisseur à travers différents critères. Le premier critère est la qualité du produit livré, ensuite vient le prix, pour finir, il faut que le fournisseur tienne ses délais de livraison. Ainsi, il faut donc réussir à identifier le fournisseur qui vous donnera la meilleure qualité au meilleur prix et dans les meilleurs délais.
Quels sont les indispensables lors de l'achat de fourniture bureau ?
Parmi les classiques stylos, post-it et surligneurs, ils existent des fournitures qui sont spécialement dédiés à un secteur d'activité. En effet, sans ces fournitures spécifiques, vos collaborateurs ne pourront guère travailler.Pour les équipes qui sont constamment en déplacement sur le territoire, il faut absolument les approvisionner en stylos, calepins, surligneurs afin qu'ils puissent noter les informations dont ils ont besoin lors d'un déplacement. Ces trois fournitures ne sont qu'un exemple parmi de nombreuses fournitures que vos équipes terrain peuvent avoir. Néanmoins, le but de ces fournitures est d'être de taille réduite pour être facilement transportable.
Pour les équipes RH, comptable ou financier, généralement, ce sont des équipes fixes. Ainsi, ils auront davantage tendance à utiliser l'imprimante, classeur ou autre fourniture utiles à la bureautique. Dès lors, il faut les approvisionner en encre et papier pour le bon fonctionnement de l'imprimante, en agrafeuse pour les documents, en tampon encreur. Cependant, il ne faut pas négliger les essentiels tels que stylos, ciseaux ou surligneurs.
Enfin, pour réellement satisfaire tous vos collaborateurs, il peut être intéressant de vous entretenir avec chacun de vos collaborateurs. Afin de recueillir leurs éventuels besoins personnels. Par exemple un de vos collaborateurs peut avoir besoin de plusieurs couleurs de post-it pour travailler efficacement. C'est en combinant toutes ses petites attentions, que vous aurez des équipes opérationnelles et efficaces. Cependant, il faut faire attention au budget fixé.